中南大学湘雅三医院:构建医院全流程智慧督办系统 促进医院高质量发展

2021年01月08日16:56 来源:人民网-人民健康网

督察督办工作是实施领导、管理过程中一个必不可少的重要环节,是确保医院政令畅通,决策落实到位,提高工作效率,提升管理效能,促进医院高质量发展的重要手段。督办是一项重要而复杂的工作,中南大学湘雅三医院自2012年起,医院办公室将督察督办流程作为OA办公系统的重要组成部分,经过8年的持续改进,该流程现已经成为医院行政管理在重要手段之一,并形成一套成熟的全流程智慧督办系统。

以法制建设为基础,全面完善督办机制。

医院以依法治院为基础,以院内各级党组织和部门、科室为督办对象,以贯彻落实“领导授权、注重实效、实事求是、秉公办事” 的督办工作原则,以提高医院决策事项执行实效为工作目标,以院内各项工作的办理环节为督办范围,按照医院督办工作需要而制定的办公督办流程,出台《中南大湘雅三医院督办工作管理办法》,制定《中南大学湘雅三医院督办工作制度》,实现督办工作的制度化、规范化和科学化。明确规定了督办工作类型、工作内容、工作职责、具体实施、工作程序和工作要求。从督办工作的拟办、承办、检查催办、完成、延期完成、未完成、反馈通报和考核等方面形成闭环式的规范程序,加强对督察督办的管理,切实保障在规定内和指定时限内完成各项工作,规范医院内部审批机制,实现行政管理与服务的“公开、规范、科学、高效、廉洁、文明”。

以解决问题为导向,精准严抓督办落实。

医院督办事项的落实讲求实效,从拟办、催办、落实、反馈等关键节点入手,对督办事项办理不力的部门(科室)负责人和直接责任人,实施约谈、追责问责机制,确保督察督办事项的落实。督办类型包括党委会督办,院务会督办,重点或专项督办,内容涵盖上级单位重大决策、重要会议决议、决定和重要工作部署需医院贯彻落实以及领导对医院有关问题做出的重要指示、批示和交办事项。督办事宜采取领导负责制,遵循一事一办的原则,精准拟定,相互协调。督办事项,狠抓落实,注重实效,不得相互推诿和拖拉延误,做到事事有着落,件件有回音。督办事宜涉及多个部门(科室)协同推进时,由院级层面授权牵头部门(科室)负责人,并在督办管理系统发布二级督办时限要求。在事项办理过程中,可通过督办流程在线与各部门进行沟通协调,予以帮扶指导,高效协作。对督办事项办理不力的部门(科室)负责人和直接责任人,实施约谈、追责问责机制。对未按时完成的督办事项,进行上会通报,并由相应分管院领导进行解释,分析并提出整改方案后,根据决议,再限期办理。

以全流程信息化为推手,助力效率效益双提升。

以PDCA循环理论为基础,不断完善办公自动化系统的督办流程建设,实现催办、检查、跟踪、查询、通报、反馈等基本督办功能,建立一套周期办理、超时提醒、完成存档、统计查询和绩效考核机制,形成一套精准、科学的督办体系。做到有文可依、有事可办、有痕可留、有档可查,真正实现督办的全过程管理。督办流程中设计了较强的记录和统计分析功能,从各经办人员和责任人接收督办时间、督办进度、催办次数等数据对各经办人的劳动量和劳动效率得到快速、准确的反映,精确到完成督办的具体耗时,以数据来调动各部门、各科室人员的办事积极性,挖掘内部潜力,提高办事效率,使问题得到最大限度的解决。全流程信息化帮助解决督办管理过程的统一性、便捷性、实时性、协同性、安全性等问题,实现医院管理的智能化,提高管理效率,促进医院高质量发展。

以高质量办结为目标,高效科学管理促发展。

为提升督办工作效率,确保督办工作有效落实,医院科学运用督办统计数据,将督办总结情况纳入绩效考核,与中层干部任免及测评挂钩,从实际出发,促进督办事项高质量办结。医院实施督办事项通报考核工作制,党委会、院务会督办原则上一个月或一个季度通报一次,重点或专项督办及时通报。对督办事项承办部门(科室)负责人及相关人员每年进行一次督办考核,考核结果纳入年终评先评优、干部任期考核、年终绩效考核。

通过督察督办系统的全流程管理,医院各职能部门的管理和服务意识得到了大力提升,办事效率和效能得到了提高。同时,职能部门的各项工作得到了全院工作人员的理解、支持与肯定,切实做到一切以解决临床需求为主,坚决做好一线坚强的后盾,促进医院高质量发展。(中南大学湘雅三医院供稿 案例号:193104721)

(责编:许心怡、崔元苑)


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